En cualquier organización seria, los gastos menores —aunque sean de bajo monto individual— deben estar sujetos a los mismos controles y justificaciones que los grandes contratos. En el Country Club El Venado, la caja chica se ha transformado en un canal opaco para financiar gastos sin justificación formal, sin comprobantes adecuados y sin autorización del Consejo Directivo.
La Comisión Revisora de Cuentas (CRC) alertó sobre el uso irregular, discrecional y opaco de fondos de caja chica, sin rendiciones claras ni criterios establecidos. Lo que debería ser una herramienta de emergencia para compras menores se ha convertido en un agujero negro contable.
¿Qué es la caja chica y por qué importa?
La caja chica es un fondo que se utiliza para cubrir gastos cotidianos o urgentes que no justifican una orden de compra o transferencia bancaria. Pero su uso debe estar limitado, controlado y respaldado con documentación. Si no se regula, puede convertirse en una vía para ocultar gastos, financiar favoritismos o cubrir errores.
Las principales irregularidades detectadas:
- Gastos sin comprobantes válidos: se presentan tickets sin membrete, facturas a nombre de terceros o simples notas manuscritas.
- Montos que exceden el límite razonable: pagos por sumas superiores a lo que justifica un uso «menor» del fondo.
- Ausencia de justificación: no se detalla la finalidad del gasto ni se adjuntan informes de necesidad o urgencia.
- Reembolsos directos a miembros de la administración sin control cruzado.
- Reposiciones automáticas sin revisión previa ni auditoría interna.
¿Qué riesgos genera esta situación?
- Fugas de dinero difícilmente detectables.
- Imposibilidad de reconstruir el uso real del dinero del Country.
- Conflictos éticos por posibles pagos personales disfrazados de institucionales.
- Falta de previsión presupuestaria: no se sabe cuánto ni en qué se gastará.
El rastro invisible del dinero de Venado Country Club
Una de las observaciones más graves del informe es que no se lleva un registro unificado y digitalizado de los movimientos de caja chica. Esto impide:
- Identificar patrones de gasto sospechosos.
- Auditar el uso de fondos por proveedor o rubro.
- Comparar los gastos con presupuestos aprobados.
- Controlar que no se dupliquen pagos por error o intención.
¿Quién debería controlar esto?
- Tesorería: debe exigir documentación completa y adecuada.
- Consejo Directivo: tiene que aprobar un reglamento de caja chica con topes, rubros habilitados y mecanismos de control.
- Auditoría interna o externa: debe revisar los movimientos cada mes.
Lo que debería hacerse (y no se hace):
- Implementar un sistema digital de rendición y reposición.
- Establecer topes máximos diarios, semanales y por proveedor.
- Exigir facturas a nombre del Country y justificar el gasto por escrito.
- Designar un responsable único de caja chica, con firma y autorización documentada.
- Revisar y aprobar en reunión del Consejo los movimientos cada 30 días.
Un síntoma de un modelo mayor
El mal uso de caja chica no es una simple anécdota contable. Es un síntoma de un modelo de gestión sin controles, donde lo informal se impone a lo institucional. Cuando se permite que se muevan fondos sin trazabilidad, se abre la puerta al uso discrecional, al desorden y a la desconfianza vecinal.
Además, este tipo de prácticas suele convivir con:
- Gastos innecesarios o duplicados.
- Compras que favorecen a ciertas personas o empresas.
- Ocultamiento de gastos que no podrían justificarse ante la comunidad.
¿Cuánto se ha gastado realmente por esta vía?
El informe de la CRC no puede determinarlo con certeza. Y eso, justamente, es lo más grave. Si ni la Comisión puede auditar el gasto porque no hay datos consistentes, estamos frente a una zona liberada para el uso de dinero comunitario.
Propuestas para revertir la situación:
- Auditar retroactivamente los últimos 24 meses de movimientos de caja chica.
- Informar a los vecinos trimestralmente sobre su uso.
- Prohibir pagos en efectivo superiores a un monto simbólico sin aprobación previa.
- Crear una comisión vecinal de seguimiento financiero.
- Sancionar a los responsables de gastos sin documentación válida.
Lo que está en juego
Cada peso mal rendido es un peso que podría haberse destinado a seguridad, mantenimiento, mejoras o reservas. Tolerar el uso opaco de caja chica es permitir un modelo que desprecia la rendición de cuentas.
Es momento de frenar el descontrol administrativo y de exigir que cada gasto tenga nombre, función y respaldo. No hay montos pequeños cuando se trata de principios institucionales. La transparencia se construye también desde lo cotidiano, desde los pagos diarios, desde los tickets que nadie mira.
Recuperar la trazabilidad y el orden en este punto no es solo una mejora contable: es un paso clave para restituir la confianza en la administración.
Un llamado a la acción
No se puede seguir permitiendo que el dinero del Country circule sin registro, sin control y sin explicaciones. La transparencia también empieza por los pequeños gastos.